Datenschutz­erklärung

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Website und im Portal ist:

Hausverwaltung Röse, Inhaberin Melina Röse
Baptiststr. 1, 50769 Köln
Telefon: 0173 4383862
E-Mail: info@hausverwaltungroese.de

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten.

2. Das Wichtigste in Kürze

• Die öffentliche Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Inhalte von fremden Servern. Schriften und Bilder werden von unserer eigenen Adresse ausgeliefert.
• Das Portal ist nur für Eigentümer und Mieter der von uns verwalteten Immobilien zugänglich, nach Einladung oder Freigabe durch uns.
• Wir verkaufen keine Daten und nutzen sie nicht für Werbung.

3. Besuch der Website

Wenn Sie unsere Website aufrufen, verarbeitet der Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Ohne diese Daten kann die Seite nicht ausgeliefert werden. Sie dienen außerdem der Sicherheit und Stabilität.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der sichere und fehlerfreie Betrieb der Website.

Die Website wird technisch bereitgestellt von Lovable Labs Sweden AB, Regeringsgatan 25, 111 53 Stockholm, Schweden. Lovable kann Daten auch in den USA verarbeiten. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Protokolldaten speichert der Anbieter nur so lange, wie es für den sicheren Betrieb erforderlich ist.

Domain und E-Mail-Postfächer liegen bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland.

4. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, wenn es um ein Vertragsverhältnis geht, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Beantwortung von Anfragen).

Unsere E-Mail-Postfächer liegen bei IONOS (siehe Nr. 3). Zum Lesen und Schreiben nutzen wir Microsoft Outlook, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Dabei können Daten an die Microsoft Corporation in den USA gelangen. Microsoft ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln.

Geschäftliche Korrespondenz bewahren wir nach den gesetzlichen Pflichten sechs Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Andere Anfragen löschen wir, sobald sie erledigt sind.

5. Kontakt über WhatsApp

Sie können uns auf Wunsch über WhatsApp erreichen. Das ist freiwillig, alle Anliegen lassen sich auch per Telefon, E-Mail oder über das Portal klären.

Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Die Inhalte der Nachrichten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. WhatsApp erhält aber Ihre Telefonnummer und Nutzungsdaten (zum Beispiel wer wann mit wem schreibt) und kann diese an Unternehmen der Meta-Gruppe in den USA weitergeben. Diese sind nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert. Für diese Verarbeitung ist WhatsApp selbst verantwortlich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Kommunikation auf dem von Ihnen gewählten Weg). Vertrauliche Unterlagen senden wir nicht über WhatsApp.

6. Verwaltung Ihrer Immobilie

Für die Miet- und WEG-Verwaltung verarbeiten wir Daten von Eigentümern, Mietern und Dienstleistern: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Angaben zur Wohnung und zum Vertrag, Zahlungs- und Bankdaten, Abrechnungen, Verbrauchswerte und Schriftverkehr.

Die Daten stammen von Ihnen selbst, vom Eigentümer oder der Eigentümergemeinschaft, von einer früheren Verwaltung oder von Dienstleistern (zum Beispiel Messdienste).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Verwalter- und Mietvertrag), Buchstabe c (gesetzliche Pflichten, etwa aus dem Wohnungseigentumsgesetz, der Heizkostenverordnung und dem Steuerrecht) und Buchstabe f (ordnungsgemäße Verwaltung im Auftrag der Eigentümer).

Dafür nutzen wir die Verwaltungssoftware der Impower GmbH, Sandstraße 33, 80335 München, Deutschland. Impower verarbeitet die Daten in unserem Auftrag.

Soweit es für die Verwaltung nötig ist, geben wir Daten weiter an: Eigentümer und Verwaltungsbeirat, Handwerker und Dienstleister, Messdienste, Versicherer, Banken, Steuerberater, Rechtsanwälte, Behörden und Gerichte.

7. Das Portal für Eigentümer und Mieter

7.1 Zugang

Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Einen Zugang erhalten Sie durch eine Einladung von uns oder über den Registrierungslink Ihrer Immobilie. In diesem Fall schalten wir Ihren Zugang erst frei, nachdem wir Ihre Angaben geprüft haben.

7.2 Welche Daten wir verarbeiten

• Angaben bei der Registrierung: Anrede, Vorname, Name, Geburtsdatum, Wohnanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Ihr Passwort wird nur verschlüsselt gespeichert, wir können es nicht lesen.
• Zuordnung zu Immobilie und Wohnung, Ihre Rolle (Eigentümer oder Mieter), Status und Datum der Freigabe.
• Unterlagen und Belege, die wir für Sie bereitstellen, und Ihre Kommentare dazu.
• Nachrichten an die Verwaltung und Beiträge in den Gruppenchats Ihrer Immobilie.
• Bei Eigentümern: Ihre Stimmen bei Umlaufbeschlüssen mit Zeitpunkt.
• Technische Daten: Zeitpunkte von Anmeldungen und Aktionen, IP-Adresse in den Protokollen des Servers. Ihr Browser verbindet sich im Portal direkt mit dem Server unseres Dienstleisters Supabase in Frankfurt am Main (siehe Nr. 7.7).

Das Geburtsdatum nutzen wir, um Sie bei der Freigabe eindeutig zuzuordnen und Verwechslungen bei gleichen Namen auszuschließen.

7.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Das Portal dient dazu, Unterlagen bereitzustellen, mit Ihnen zu kommunizieren und Beschlüsse der Eigentümer zu fassen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (Nutzung des Portals und Verwaltervertrag) und Buchstabe f (einfache und sichere Kommunikation). Bei Umlaufbeschlüssen kommen § 23 Abs. 3 und § 24 Abs. 7 Wohnungseigentumsgesetz hinzu (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO).

7.4 Wer im Portal was sieht

• Die Verwaltung sieht alle Angaben, Nachrichten und Stimmen.
• Belege sehen nur die Personen, für die wir sie freigegeben haben.
• Nachrichten an die Verwaltung sehen nur Sie und die Verwaltung.
• Gruppenchats: Je Immobilie gibt es die Chats „Eigentümer“, „Mieter“ und „Alle Bewohner“. Wenn Sie dort schreiben, sehen die anderen Teilnehmer Ihren Namen, Ihre Wohnung und Ihre Nachricht. Sichtbar ist außerdem die Zahl der Teilnehmer. Eine Teilnehmerliste gibt es nicht, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden nicht gezeigt. Wer neu zur Immobilie kommt, sieht auch frühere Nachrichten. Sie selbst können Nachrichten nicht löschen, die Verwaltung kann es auf Ihren Wunsch.
• Umlaufbeschlüsse: Während der Abstimmung sehen Sie nur Ihre eigene Stimme. Nach der Feststellung des Ergebnisses erhalten alle Eigentümer der Gemeinschaft ein Ergebnisdokument. Es nennt je Wohnung den Namen des Eigentümers, die Stimme und den Zeitpunkt. Mieter sehen Umlaufbeschlüsse nicht.

7.5 Benachrichtigungen per E-Mail

Das Portal sendet Ihnen E-Mails, zum Beispiel bei einer Einladung, einer Freigabe, einer neuen Nachricht oder einem Umlaufbeschluss. Die E-Mail kann den Text der Nachricht enthalten. Den Versand übernimmt der Dienst Resend der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Resend speichert Empfängeradresse, Inhalt und Zustellprotokoll in den USA. Das Unternehmen ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln.

7.6 Speicherung in Ihrem Browser

Die öffentliche Website speichert nichts in Ihrem Browser. Das Portal setzt keine Cookies. Nach der Anmeldung wird im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) ein Anmeldeschlüssel abgelegt, damit Sie angemeldet bleiben. Er bleibt auch nach dem Schließen des Browsers erhalten und wird entfernt, sobald Sie sich abmelden. Dieser Eintrag ist für den Betrieb des Portals unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Einträge gibt es nicht.

Wenn Sie das Portal als App auf dem Startbildschirm ablegen, entsteht nur eine Verknüpfung. Es werden dadurch keine zusätzlichen Daten erhoben.

7.7 Technischer Betrieb und Auftragsverarbeiter

Das Portal wird in unserem Auftrag entwickelt, betrieben und gewartet von:

Pierre Rodrigues
Otto-Lilienthal-Str. 6, 50259 Pulheim

Herr Rodrigues ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Er verarbeitet die Daten ausschließlich nach unserer Weisung und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Zur Wartung und Fehlerbehebung kann er auf die Daten im Portal zugreifen.

Er setzt dafür folgende weitere Dienstleister ein:

7.8 Wie lange wir Daten im Portal speichern

• Ihr Zugang und Ihre Angaben: solange Sie Eigentümer oder Mieter einer von uns verwalteten Immobilie sind. Danach sperren wir den Zugang und löschen die Angaben innerhalb von 3 Monaten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
• Nachrichten und Chat-Beiträge: 3 Jahre zum Jahresende.
• Belege und Abrechnungen: nach den gesetzlichen Fristen, in der Regel sechs bis zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
• Umlaufbeschlüsse und ihre Ergebnisse: dauerhaft, weil sie zur Beschluss-Sammlung der Gemeinschaft gehören (§ 24 Abs. 7 WEG).
• Nicht eingelöste Einladungen und abgelehnte Anträge: 3 Monate.

Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihren Zugang schließen.

8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder in Singapur oder können von dort auf Daten zugreifen (Lovable, Resend, Supabase, Microsoft, WhatsApp). Die Übermittlung ist abgesichert durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US-Datenschutzrahmen (Art. 45 DSGVO), soweit das Unternehmen zertifiziert ist, und durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Dafür genügt eine Nachricht an uns.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.

10. Pflicht zur Angabe von Daten

Für den Besuch der Website müssen Sie keine Angaben machen. Für das Portal sind die Angaben bei der Registrierung erforderlich, ohne sie können wir keinen Zugang freischalten. Für die Verwaltung Ihrer Immobilie benötigen wir die Daten, die für Vertrag und gesetzliche Pflichten notwendig sind.

11. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen, und erstellen keine Profile (Art. 22 DSGVO).

12. Sicherheit

Website und Portal sind nur verschlüsselt erreichbar (HTTPS). Im Portal sieht jede Person nur die Daten, für die sie berechtigt ist.

13. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Oktober 2026. Wir passen sie an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert.